PERCORSO DI FORMAZIONE ALL'ESPERIENZA DI VOLONTARIATO PER STUDENTI IMPEGNATI NELLA GESTIONE DELL’EVENTO

AREE OPERATIVE DI INTERVENTO SUL CAMPO

1. TEAM ASSISTANT - (postazione mobile):

• accoglienza e customer care
• accompagnamento durante il soggiorno (struttura ricettiva – campo di gara ed allenamento – sul territorio)
• informazioni sulla destinazione
• mediazione linguistica e culturale, facilitazione di problem solving
• informazioni sullo sport/calendario delle gare/programma manifestazioni collaterali
• terminale comunicativo del Comitato organizzativo

2. GENERAL DESK – ACCREDITATION AREA – HELP DESK(postazione fissa alla sede dell’evento)

• Segreteria e accreditamento squadre
• accoglienza ed assistenza alle delegazioni Autorità e special guest
• presidio spazio espositivo sponsor/pubblicazioni
• affari generali e supporto alle altre postazioni lavorative

3. PROFESSIONAL POINT - (postazione fissa alla sede dell’evento)

• assistenza atleti, delegazioni, staff degli ufficiali di gara
• informazioni sul calendario gare, allenamenti, warm up
• indicazioni per il catering e servizi di pubblica utilità
• trasmissione di comunicazioni ufficiali
• aggiornamento sui tempi/risultati/cerimonie di premiazione

4. INFO POINT - (postazione fissa alla sede dell’evento)

• divulgazione di informazioni relative all’evento dirette al pubblico
• promozione turistica, commerciale e culturale della destinazione
• eventuale supporto all’organizzazione/gestione delle manifestazioni collaterali proposte sul territorio
• organizzativo); Assistenza al result management nella gestione dei dati e diffusione dei risultati
• rilevazione della costumers satisfaction (trasmissione dei feedback al Comitato
• partecipazione a momenti di intrattenimento e festa

5. MEDIA & COMUNICAZIONE (postazione fissa alla sede dell’evento in collaborazione con l’Ufficio Stampa)

• presidio del media center
• accompagnamento giornalisti/troupe televisive
• organizzazione di set/corner per riprese, interviste ed incontri con la stampa
• ricerca di atleti e autorità per esigenze medianiche
• ricerca di informazioni/contenuti per la divulgazione al pubblico
• iniziative social per diffondere l’evento tra le comunità virtuali potenzialmente interessate
• video test

Media

L’attività “media” è affidata all’ufficio stampa Newspower di Trento

L’agenzia ha un importante curriculum maturato in 30 anni di attività: ha gestito l’ufficio stampa di 35 Campionati del Mondo e di oltre 150 gare di Coppa del Mondo di diverse discipline sportive come sci (nordico, freestyle, ski-mountaineering), motociclismo, atletica, curling, arrampicata, orienteering, ciclismo etc.
Lo staff è composto da 6 persone che lavorano stabilmente oltre a diversi collaboratori esterni specializzati di specifiche discipline sportive.
Nel 2015 Newspower ha iniziato la collaborazione col comitato organizzatore dei Campionati Europei di corsa in montagna 2016 in occasione della Castle Mountain Running.
Questo, di massima, il programma di comunicazione. Il 31° dicembre sarà on line il nuovo sito dedicato esclusivamente all’evento. Il sito sarà aggiornato tempestivamente con news, gallery fotografiche e con lo stato dei lavori organizzativi.
Contemporaneamente sarà prestata particolare attenzione ai social network per invogliare appassionati, curiosi e gli abitanti della località a presenziare all’evento. I social network saranno aggiornati giornalmente.
La comunicazione, attiva a partire dal 1° novembre, si dividerà in due fasce. Quella nazionale, sfruttando un aggiornato mailing con 340 contatti di media-people, e quella internazionale in via di realizzazione e che l’ufficio stampa conta di completare con la collaborazione della FIDAL e European Athletic Association.
Vi saranno ulteriori momenti di promozione in occasione dei campionati italiani e durante la Runfest collegata al Golden Gala.
Saranno diramati comunicati stampa almeno una volta al mese fino a marzo 2016, almeno due volte al mese da aprile a maggio, almeno uno a settimana nel mese di giugno.
Entro fine dicembre 2015 l’ufficio stampa Newspower ha in programma di definire il national media partner. Sono in corso contatti con il quotidiano Tuttosport e la trattativa è già ad un buon punto. Trattative sono in corso anche con un magazine di atletica.
Entro la stessa data l’ufficio stampa conta di definire il local media partner con i due maggiori quotidiani locali e la radio ufficiale dell’evento.

Sala stampa

L’ufficio stampa si preoccuperà dell’allestimento della sala stampa presso il Casinò di Arco. In attesa del ricevimento degli accrediti, che saranno aperti dal 1° dicembre sul sito dell’evento, è stata studiata una sala stampa con 50 posti.
Ciascuna “media position” avrà a disposizione due connessioni elettriche ed una connessione free wi-fi con up-load veloce. Saranno accreditati tutti i giornalisti e fotografi in possesso di tessera AIPS o press/photo delle federazioni FIDAL, IAAF, EAA o della tessera professionale nazionale rilasciata dall’Ordine dei Giornalisti.
La sala stampa sarà aperta dal 30 giugno al 2 luglio e sarà anche dotata di almeno un Internet Point free.
L’ufficio stampa Newspower dispone di 4 fotografi professionisti. Le foto degli atleti protagonisti saranno scaricabili ad alta risoluzione in tempo reale dal sito della manifestazione.